- довольно частая ситуация, с которой периодически сталкиваются практически все работодатели. Какие варианты возврата подотчетных сумм приемлемы и как отразить возврат в бухучете?
Особенности возврата денег в кассу подотчетным лицом
Организации (ИП) могут выдавать под отчет денежные средства двумя способами:
- переводом на счет сотрудника или корпоративную карту (письмо Минфина РФ от 05.10.2012 № 14-03-03/728);
- выдачей наличных денежных средств (указание Банка России «О порядке ведения кассовых операций…» от 11.03.2014 № 3210-У).
Если сотрудник использовал не все выданные ему подотчетные деньги, он должен осуществить их возврат в установленные для этого у работодателя сроки (п. 6.3 указания № 3210-У).
Размер возвращаемой суммы определяется по итогам проверки и утверждения авансового отчета по израсходованным суммам. Составить такой отчет нужно не позднее 3 рабочих дней с даты истечения срока, на который были выданы деньги (п. 6.3 указания № 3210-У). Срок выдачи фиксируется в заявлении, составленном работником на выдачу аванса, или в распорядительном документе работодателя о выдаче денег под отчет. С 19.08.2017 (указание Банка России от 19.06.2017 № 4416-У) оформление работником заявления больше не является обязательным условием для выплаты подотчетных сумм. Осуществить ее можно на основании распорядительного документа руководителя юрлица (или ИП).
ВАЖНО! Указание № 3210-У распространяет свои нормы только на правила выдачи и возврата средств в наличной форме. Для безналичных расчетов по подотчетным суммам его положения не применяются, и работодателю, использующему такой способ, необходимо утвердить порядок расчетов с подотчетниками внутренним документом.
Можно ли осуществить возврат подотчетных средств на расчетный счет
Действующее законодательство не запрещает сотрудникам осуществлять возврат подотчетных сумм на расчетный счет работодателя. Однако во избежание споров с налоговыми органами необходимо закрепить во внутреннем нормативном документе возможность возврата подотчетными лицами неизрасходованных средств на расчетный счет компании или зафиксировать такой вариант возврата в заявлении (распоряжении) на выдачу авансовых сумм.
Сотруднику, осуществляющему перевод, для идентификации перечисления необходимо прописать в назначении платежа, что он производит возврат подотчетных сумм.
И все же оптимальный способ возврата подотчетных средств, исключающий какие-либо разногласия с контролерами, - в кассу предприятия.
Как отражается в бухучете сумма возврата взятых в под отчет денежных средств
Компания, получив подотчетные суммы от сотрудника, отражает в бухучете проводки:
- Дт 50 Кт 71 - возврат в кассу наличных средств;
- Дт 51 Кт 71 - возврат подотчетных сумм на рублевый банковский счет предприятия;
- Дт 52 Кт 71 - возврат подотчета на валютный счет фирмы;
- Дт 94 Кт 71 - отражение задолженности подотчетника при невозврате им выданных сумм.
Как вернуть денежные средства из подотчета, если сотрудник у вас больше не работает
В ситуации, когда подотчетные деньги сотрудник не вернул и уволился, можно поступить следующим образом:
- Если сотруднику еще не выплачена зарплата, то, задолженность можно удержать из его зарплаты, при наличии решения руководителя и согласия сотрудника. При этом удержание не должно превышать 20% от зарплаты (ст. 138 ТК РФ).
- Если с сотрудником все расчеты прекращены или он не согласен с размером удерживаемых сумм, взыскать задолженность можно только в судебном порядке.
О том, можно ли задержать выплату средств, причитающихся работнику при увольнении, если он не вернул подотчетные суммы, читайте в материале .
Итоги
Возврат подотчетных сумм может быть осуществлен как в наличной, так и в безналичной форме. Для минимизации рисков по возникновению споров с налоговыми органами возможность возврата средств в безналичной форме следует зафиксировать во внутреннем нормативном акте.
Один из наиболее сложных разделов в учете государственных учреждений – это расчеты с подотчетными лицами. В этой статье я хочу рассмотреть наиболее часто встречающиеся ошибки бухгалтеров при ведении учета по данному разделу в программе 1С: Бухгалтерия государственного учреждения 8 редакции 1.0.
Итак, первая ошибка – это выбор четвертого субконто для 208 счета «Виды расчетов с подотчетными лицами».
Это субконто используется для ситуаций, когда ведутся расчеты по денежным документам (талоны на питание и тд). В большинстве же случаев расчеты ведутся обычным способом – деньгами. Но пользователи 1С заполняют данное субконто, потому что программа дает возможность это сделать, а прилежный бухгалтеры привыкли заполнять все поля, чтобы документ провелся без ошибок.
Таким образом, если не используются расчеты по денежным документам, то четвертое субконто для 208 счета заполнять не нужно!
Вторая распространенная ошибка – это неправильный порядок даты и времени в документах по расчетам с подотчетным лицом.
На картинке выше выделено три блока с данными реквизитами. В документе имеет значение не только дата, но и время – часы, минуты, секунды.
Первое – это время документа в программе. Оно должно быть самым ранним. Затем идет время документов выдачи денег и документов оприходования товаров или услуг. Оно должно быть немного позже времени документа. И третье – это дата и время документа «Авансовый отчет», который вы распечатываете в качестве первичного документа – оно должно быть самым поздним, допустимой считается разница хотя бы в одну секунду.
И еще одна распространенная ошибка – это указание разных субконто 208 счета в документах для одного авансового отчета.
По тексту ошибки понятно, что в документе «Покупка материалов» выбран не тот аванс подотчетному лицу, поэтому он не прикрепляется к нужному документу.
Внимательно подойдите к выбору субконто, и все реквизиты будут корректно отражены в документе.
Итак, не заполняйте четвертое субконто, если расчеты осуществляются деньгами. Следите за временем и контролируете, какие документы выбраны в качестве третьего субконто.
При выполнении этих условий в расчете с подотчетными лицами не будем возникать проблем.
Если вам нужно больше информации о работе в 1С: БГУ 8, то вы можете бесплатно получить наш сборник статей поАвансовый отчет от подотчетного лица оформляют , который можно найти в разделе Банк и касса – Касса – Авансовые отчеты .
В шапке документа нужно указать:
- от - дата составление авансового отчета;
- Подотчетное лицо - физическое лицо, которое предоставило авансовый отчет.
Отражение выданных ранее подотчетных сумм в авансовом отчете
17 октября Дружников Г.П. принес авансовый отчет на выданные ранее подотчетные средства в размере 30 000 руб.
Если сотруднику ранее были выданы денежные средства, то их следует указать на вкладке Авансы .
Заполнить данную вкладку можно только подбором документов по кнопке Добавить . Авансы подотчетным лицам могут выдаваться следующими документами:
- Выдача денежных документов вид операции Выдача подотчетному лицу , например, если или приобрела Организация и их передала подотчетному лицу.
- Выдача наличных вид операции Выдача подотчетному лиц у , если .
- Списание с расчетного счета вид операции Перечисление подотчетному лицу , если .
В нашем примере Дружникову Г.П. был ранее выдан аванс в размере 30 000 руб.
Если авансы ранее не выдавались, то данная вкладка не заполняется, а возмещение расходов сотруднику, осуществленных из личных средств для нужд организации, Бухэксперт8 рекомендует оформлять через счет «Расчеты по прочим операциям».
Как оформить авансовый отчет при покупке материалов и ТМЦ
Как провести авансовый отчет в 1с 8.3 на покупку материалов, товаров рассмотрим на примере покупки канцтоваров подотчетным лицом.
- чек с выделенным НДС на приобретение канцтоваров у ООО «Контур»:
- бумаги А4 - 5 п. по цене 236 руб. (в т. ч. НДС 18%);
Если подотчетное лицо предоставило первичные документы на покупку материалов, товаров или прочих материально-производственных запасов (МПЗ), то их перечень указывается на вкладке Товары .
На МПЗ, за которые отчитался сотрудник, дополнительные документы Поступление (акт, накладная) создавать не нужно! Оприходование материалов, товаров на склад, приобретенных подотчетным лицом осуществляется документом Авансовый отчет .
На вкладке Товары заполняется наименование, количество МПЗ и сумма, на которую они приобретены, а также данные о предъявленном НДС, поставщике и документе, на основании которого НДС может быть принят к вычету.
Авансовый отчет СФ . При проведении документа Авансовый отче т Счет-фактура выданный на сумму НДС, проставленную в графе НДС , которую можно будет принять к вычету.
СФ не ставится, при этом выделенный в первичном документе НДС указывается в графе НДС .
В результате проведения документа Авансовый отче т
Если подотчетник рассчитался с поставщиком за МПЗ, и при этом самой поставки не было, МПЗ не поступили на склад, а есть только чек на оплату, то необходимо:
- приобретение ТМЦ оформлять через , когда они поступят в организацию. На в таком случае ничего не указывается;
- оплату контрагенту указывать на вкладке Оплата .
Суточные и командировочные расходы в авансовом отчете
Как отразить суточные в авансовом отчете и затраты на командировку рассмотрим на следующем примере.
Суточные в Организации в соответствии с Положением о командировках выплачиваются из расчета 700 руб./сут., всего - 4 200 руб.
- ж/д билет (Москва-Сочи) на сумму 4 000 руб. (в т. ч. НДС 18% - 120 руб.);
- ж/д билет (Сочи-Москва) на сумму 5 000 руб. (в т. ч. НДС 18% - 130 руб.);
- квитанцию и СФ за проживание в гостинице на сумму 9 440 руб. (в т. ч. НДС 18%).
Командировочные затраты (в т. ч. суточные выданные сотруднику) указываются на вкладке Прочие .
Услуги и прочие затраты в авансовом отчете в 1С 8.3 на примере почтовых расходов
Как заполнять авансовый отчет в 1С на приобретение почтовых услуг рассмотрим на следующем примере.
- чек ККМ за оплату почтовых расходов на сумму 354 руб.(в т. ч. НДС 18%);
Все затраты подотчетного лица, не имеющие материальной формы, учитываются на вкладке Прочее .
На вносятся данные первичного документа, наименовании затрат и их сумма, а также данные о предъявленном НДС, поставщике и документе, на основании которого НДС может быть принят к вычету. Здесь же необходимо показать почтовые марки, которые были использованы и отражались в учете как денежные документы.
Если подотчетник приложил к документу Авансовый отчет счет-фактуру, выданный на организацию, то нужно поставить флажок СФ . Если вместо СФ приложены документы, соответствующие по признакам бланку строгой отчетности (БСО), например, билеты, то необходимо установить дополнительно еще и флажок БСО . При проведении документа Авансовый отчет автоматически будет создан документ Счет-фактура выданный на сумму НДС, указанную в графе НДС . Эту сумму НДС можно будет принять к вычету.
Если приложен лишь первичный документ (например, чек ККТ), в котором выделен НДС, то флажок СФ не ставится, при этом выделенный в первичном документе НДС вносится в графу НДС . В результате проведения документа Авансовый отчет такой НДС будет списан в расходы, не учитываемые при налогообложении прибыли.
Оплата контрагенту в авансовом отчете
Как заполнять авансовый отчет в 1С на оплату контрагенту, рассмотрим на следующем примере.
- банковский ордер за оплату интернета на сумму 1 534 руб.
Авансовый отчет сотрудника на перечисление аванса или оплаты контрагенту оформляется на вкладке Оплата .
Выдача денежных средств подотчетным лицам может производиться наличным или безналичным способом.
Выдача наличных денежных средств
Выдача наличных денежных средств подотчетным лицам оформляется с помощью документа «Расходный кассовый ордер». Данный документ доступен из меню «Касса».Также «Расходный кассовый ордер» можно зайти в закладке «Касса» панели функций программы.
Для того чтобы выдать из кассы денежные средства подотчетному лицу, следует использовать вид операции документа «Выдача подотчетному лицу».
Для того чтобы выдача денежных средств провелась корректно, следует указать подотчетную сумму и подотчетное лицо. Подотчетная сумма вводится пользователем вручную, а подотчетное лицо выбирается из справочника «Физические лица».
На закладке «Печать» находятся реквизиты, необходимые для печатной формы расходного кассового ордера.«Выдать:» – копирует строку «Подотчетное лицо»;
«Основание», «Приложение» – заполняется пользователем вручную
«По:» – копирует сведения о документе, удостоверяющем личность подотчетного лица» из карточки физического лица.
После проведения документа уменьшается остаток денежных средств в кассе и увеличивается задолженность перед физическим лицом, получившим подотчетную сумму.
Выдача безналичных денежных средств
Выдача безналичных денежных средств оформляется с помощью документа «Списание с расчетного счета». Данный документ доступен из меню «Банк» и находится в журнале «Банковские выписки».
Также журнал «Банковские выписки» можно найти в закладке «Банк» панели функций программы.
Для того чтобы выдать безналичные денежные средства подотчетному лицу, следует использовать вид операции «Перечисление подотчетному лицу».
Для того чтобы операция перечисления денежных средств прошла корректно, нужно правильно заполнить следующие обязательные реквизиты документа «Списание с расчетного счета»:- Сумма – сумма денежных средств, перечисляемая подотчетному лицу.
- Подотчетное лицо – сотрудник, которому перечисляется подотчетная сумма. Данный реквизит выбирается из справочника «Физические лица».
- Получатель – сотрудник, которому перечисляется подотчетная сумма. Данный реквизит выбирается из справочника «Контрагенты».
- Счет получателя – счет, на который будет перечислена подотчетная сумма. Информация о счете доступна из карточки контрагента в закладке «Счета и договоры».
- Назначение платежа – заполняется пользователем вручную.
После проведения документ уменьшает остаток денежных средств на расчетном счете, а также увеличивает задолженность подотчетного лица.
Задолженность подотчетных лиц
После того, как денежные средства выданы подотчетным лицам, перед сотрудниками формируется задолженность. Состояние данной задолженности можно отслеживать с помощью отчета «Оборотно-сальдовая ведомость по счету 71».
Из данного отчета видно, что Иванова Марина Викторовна должна отчитаться на сумму 1000 рублей, а Симоновой Виктории Павловне было перечислено 2000 рублей.Оформление авансового отчета
Авансовый отчет оформляется для того, чтобы закрыть задолженность подотчетного лица, т. е. отразить расход выданных ему денежных средств на нужды предприятия.Документ «Авансовый отчет» доступен из меню «Касса».
Для того чтобы документ «Авансовый отчет» провелся корректно, следует правильно заполнять следующие обязательные реквизиты документа:
После проведения данного документа уменьшается задолженность подотчетного лица.
Оформление перерасхода денежных средств
Зачастую бывает ситуация, когда подотчетному лицу не хватает выданных ему денежных средств для того, чтобы оплатить расходы по нуждам документа. В этом случае подотчетное лицо вынуждено использовать собственные денежные средства, которые предприятие обязано ему вернуть.
Сумма перерасхода также отражается в оборотно-сальдовой ведомости.
Возврат средств, израсходованных сверх выданных, производится документами «Расходный кассовый ордер» или «Списание с расчетного счета» по той же технологии, что и выдача денежных средств подотчетному лицу.Оформление остатка денежных средств
Также может возникнуть ситуация, при которой выданные денежные средства расходуются не полностью. В этом случае у подотчетного лица остается часть подотчетной суммы, которую сотрудник должен вернуть предприятию.
Задолженность подотчетного лица также можно видеть в оборотно-сальдовой ведомости.
Как правило, возврат остатка аванса отражается документом «Приходный кассовый ордер». Данный документ доступен из меню «Касса».
Также данный документ можно найти в закладке «Касса» панели функций программы.
Для возврата остатка подотчетных сумм следует использовать вид операции документа «Возврат от подотчетного лица».
Для корректного проведения данного документа необходимо правильно заполнить следующие реквизиты:1. Сумма – сумма остатка подотчетных денежных средств, которая вносится в кассу (заполняется пользователем вручную).
2. Подотчетное лицо – сотрудник, который возвращает остаток подотчетной суммы (выбирается пользователем из справочника «Физические лица»).
Закладка «Печать» предназначена для корректного формирования печатной формы данного документа.«Принято от» копируется из строки «Подотчетное лицо».
«Основание» и «Приложение» заполняются пользователем вручную.
После проведения документа уменьшается задолженность подотчетного лица, а также увеличивается остаток по кассе.
Динамику задолженности подотчетного лица можно прослеживать в отчете «Оборотно-сальдовая ведомость по счету 71».
Авансовый отчет – это документ типовой формы, который подтверждает расходование аванса, составляемый и представляемый подотчетным лицом, подкрепляемый подтверждающими расход документами. В нем отражаются сведения о полученных подотчет сумм, фактически произведенных расходах, остаток подотчетных сумм или их перерасход.
Пример расходов:
- покупка материалов, ОС, товаров, бензина и т.д.;
- почтовые расходы;
- командировочные и суточные расходы;
Расположение Авансового отчета в программе 1С Бухгалтерия 8.3: раздел Банк и Касса – группа Касса – документ Авансовый отчет:
Авансовый отчет в 1С 8.3 оформляется в той валюте, в которой выданы денежные средства работнику – подотчетному лицу. То есть если РКО был выписан сотруднику в валюте, то и авансовый отчет должны отразить в валюте.
Авансовый отчет в 1С 8.3 по умолчанию формируется в рублях. Чтобы изменить валюту, проходим по ссылке Редактировать цены и валюту и в отрытом окне настроек выбираем валюту:
Документ имеет несколько табличных частей:
На закладке Авансы указывается информация о выданных денежных средствах и отражаются следующие документы:
- Списание с расчетного счета;
- Выдача денежных документов:
На закладке Товары – денежные средства, выданные подотчетному лицу, могут быть израсходованы на приобретение товаров. В этой закладке отражаются следующие предъявленные документы на приобретенные ценности:
- Чеки;
- Накладные;
- Счета-фактуры:
Закладка Возвратная тара заполняется в том случае, если подотчетное лицо приобрело возвратную тару:
Закладка Оплата . Деньгами сотрудник так же мог оплатить какие-либо ранее имеющиеся задолженности организации перед контрагентами, либо выплатить аванс контрагенту:
На закладке Прочее отражаются все остальные расходы:
- Расходы на приобретение билетов;
- На услуги (представительские) и т.д.:
Как сделать расходный кассовый ордер (РКО) в 1С 8.3
Для создания документа Авансовый отчет в 1С 8.3 необходимо составить документ , который находится в разделе Банк и касса, в журнале расходных кассовых ордеров:
Нажимаем кнопку Создать и заполняем обязательные реквизиты документа:
- Вид операции – выбираем Выдача подотчетному лицу;
- В поле Получатель выбираем сотрудника, которому выдаем денежные средства подотчёт;
- Указываем сумму;
- Выбираем Статью денежных средств (через Выбрать) – Выдача денежных средств подотчётнику:
- Заполним поля Основание и Приложение:
Проводки документа Расходный кассовый ордер
Проводим документ (кнопка Провести) и смотрим, какие проводки сформировались:
Нажимаем на кнопку Записать и закрыть. Таким образом, проводим и закрываем РКО в 1С 8.3.
Как заполнить Авансовый отчет в 1С 8.3
Переходим к Авансовому отчету и создадим новый через кнопку Создать. Заполняем обязательные поля документа:
- В поле Подотчетное лицо указываем сотрудника организации, который передал в бухгалтерию Авансовый отчет;
- В поле Склад указываем склад организации, на котором будут отражаться материалы, приобретённые сотрудником;
- Табличная часть. На закладке Авансы через Добавить вводим документ по выдаче аванса:
РКО, который сформировали ранее:
Сотрудник представил подтверждающий документ – счёт-фактуру от продавца. Отразим его на закладке Товары через кнопку Добавить и введём информацию о приобретенном товаре:
- Указываем сведения о товарной накладной и счёт-фактуре;
- Проставляем галочку в поле «СФ» поставщика.
- Вводим данные о счёте-фактуре и после проведения документа он создается программой 1С Бухгалтерия 8.3 автоматически:
Осталось лишь провести авансовый отчет.
Смотрим проводки им сформированные в 1С:
Контроль состояния расчётов с подотчётным лицом в 1С 8.3
Для контроля состояния расчётов с подотчётным лицом в 1С 8.3 необходимо сформировать оборотно-сальдовую ведомость по счету 71 в разделе Отчеты:
Если дебетовое и кредитовое сальдо по сотруднику отсутствует, то значит, что он полностью израсходовал средства, которые получил в подотчёт.
На сайте можно ознакомиться по конфигурации 1C Бухгалтерия 8.3
Как избежать ошибки при оформлении авансового отчета в 1С 8.2 (8.3) смотрите в следующем видео.